Czym jest packing list? Poznaj obowiązkowe dokumenty importowe

Sprawdź, w jaki sposób przygotować dokumenty importowe i unikną dodatkowych opłat oraz opóźnień w dostawie!

Packing list – co to jest?

Packing List (PL), inaczej lista pakowa, to kolejny z zestawu obowiązkowych dokumentów importowych. Zawiera szczegółowy opis zawartości ładunku lub innej jednostki transportowej, która jest importowana do danego kraju. Dzięki niemu możliwa jest odprawa celna, a tym samym, wprowadzenie towaru do obrotu.

Jakie funkcje pełni packing lista?

Packing list – lista pakowa pozwala importerowi nie tylko odprawić towar, ale też uniknąć potencjalnych błędów przy odbiorze towaru czy planowaniu jego rozładunku i magazynowania.

Co więcej, packing lista zabezpiecza przed wysyłką nieprawidłowego ładunku. W jaki sposób? W przeciwieństwie do faktury handlowej, dokument ten zawiera informację na temat wagi netto i brutto importowanego towaru. Łatwo więc zweryfikować, czy ładunek zawiera to, co zamówiliśmy.

Co zawiera packing list?

Lista pakowa jest dołączana do faktury handlowej, a dane dotyczące towaru (nazwa opakowania, ilość, waga), muszą pokrywać się z konosamentem. Składają się na nią poniższe pozycje, a konkretnie:

• data wystawienia i numer faktury
• dane nadawcy
• dane odbiorcy
• przedmiot transakcji
• ilość towaru
• liczba opakowań
• rodzaj opakowań
• waga jednostkowa (netto i brutto)
• waga łączna (netto i brutto)

Brak któregokolwiek z wyżej wspomnianych elementów może skutkować opóźnieniami w dostawie, przestojami w porcie, a w konsekwencji dodatkowymi opłatami.

Packing list wzór PDF – packing list wzór do pobrania

Poniżej znajdziesz przykład – jak powinien wyglądać packing list format (po polsku są opisy dla ułatwienia, ale cały list powinien być w j. angielskim).

Jeśli będzie Ci wygodniej – zobacz przykład packing list PDF

Co powinna zawierać faktura handlowa i jaką pełni funkcję?

Faktura handlowa (ang. commercial invoice), w skrócie CI, to dokument wystawiany przez sprzedawcę kupującemu w międzynarodowej transakcji. Dokument ten służy jako umowa i dowód sprzedaży między dwiema stronami. Szczegółowo opisuje liczbę sprzedanych towarów, ceny i ich wartość.

Faktura handlowa jest niezbędnym dokumentem podczas importu towarów. W celu odprawy importowanych towarów fakturę handlową należy przedłożyć agencji celnej, w celu wyliczenia należnych ceł i podatków.

Co musi więc zawierać faktura handlowa?

• numer i serię faktury
• datę wystawienia
• nazwę oraz dane eksportera (pełna nazwa, adres, dane kontaktowe)
• warunki Incoterms (formuła + miejsce), np. FOB Shanghai
• nazwę towaru / opis towaru
• kraj pochodzenia towaru, np. Country of origin: China
• kod celny (HS kod)
• ilość zakupionego towaru w sztukach
• jednostkową oraz łączną cenę towaru (uwaga: konieczny zapis słowny waluty np.: 1000 USD, EUR, nie używaj znaków tj. $)
• podpis eksportera

Faktura handlowa do odprawy celnej powinna zawierać dokładnie te same informacje.

Warto wspomnieć, że na niektórych fakturach handlowych można spotkać się również z przetłumaczoną nazwą towaru – jest to mile widziana praktyka, jednak nie jest ona obowiązkowa. Tłumaczenie nazwy towaru nie musi być przysięgłe i może zostać przesłane drogą mailową

Faktura handlowa a faktura VAT – czym się różnią?

Faktura Handlowa:

• Cel: Służy głównie do celów międzynarodowych transakcji handlowych.
• Zawartość: Zawiera szczegółowe informacje o towarze, jego ilości, wartości, warunkach dostawy oraz płatności.
• Wykorzystanie: Wymagana przez organy celne przy imporcie i eksporcie.

Faktura VAT:

• Cel: Stosowana w krajowych transakcjach handlowych.
• Zawartość: Zawiera szczegółowe informacje o sprzedaży towarów lub usług, kwocie netto, stawce i kwocie VAT.
• Wykorzystanie: Podstawowy dokument księgowy, służy do rozliczania podatku VAT.

Oba dokumenty pełnią różne funkcje w zależności od rodzaju transakcji i przepisów prawnych.

Co to jest konosament?

Konosament (ang. Bill of Lading, w skrócie B/L) jest morskim listem przewozowym, stanowi dowód przyjęcia ładunku w nim oznaczonego na statek w celu przewozu. Konosament zobowiązuje przewoźnika do wydania ładunku w porcie przeznaczenia posiadaczowi tego dokumentu. Dane na Bill of Lading dotyczące towaru powinny być zgodne z danymi na PL i CI, gdyż jest to niezbędne przy importowej odprawie celnej.

Zobacz więcej: o rodzajach konosamentu.

Obowiązkowe dokumenty importowe – na co uważać?

Dokumenty importowe odgrywają kluczową rolę w dopuszczeniu sprowadzanego z krajów spoza Unii Europejskiej towaru do obrotu. Poprawność faktury handlowej, packing list i konosamentu znacząco wpływa na czas i koszty związane z importem, ponieważ nawet drobne nieścisłości mogą spowodować zatrzymanie ładunku na granicy.

W dokumentach importowych często pojawiają się drobne błędy. Konsekwencją powstałych nieścisłości może być zatrzymanie ładunku na granicy, a co za tym idzie, dodatkowe opłaty tj. demurrage, czy storage.

Poniżej przestawiamy 4 najczęściej pojawiające się błędy w dokumentach importowych. Przeczytaj uważnie i uniknij opóźnień w dostawie Twojego ładunku:

• Użycie symbolu waluty, zamiast jej słownego skrótu, np.: $ zamiast USD
• Brak wskazania warunków Incoterms na CI, np.: FOB Shanghai
• Brak wskazania kraju pochodzenia towaru (Country od Origin)
• Rozbieżności między danymi na CI, PL i B/L